Meetings sind aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Sie dienen dem gemeinsamen Informationsaustausch und der gemeinsamen Lösungsfindung. Ziel ist es, verschiedene Köpfe zusammenzubringen, um komplexe Themen und Probleme behandeln zu können. Soweit die Theorie. In der Praxis nehmen Meetings mittlerweile einen Großteil der „Kernarbeitszeit“ zwischen 09-17 Uhr ein. Sie dienen oft nicht nur der Problembearbeitung und Lösungsfindung, sondern auch der allgemeineren Informationsverteilung. In vielen Fällen bedienen sie auch Hierarchie- und Statussysteme. Wer an dem Meeting teilnimmt ist wichtig, er wird gebraucht, er ist unersetzlich. Wer nicht teilnimmt ist entsprechend weniger wichtig und ersetzbar. Das Wort „Statusmeeting“ nimmt dadurch eine ganz neue Bedeutung an. Viele Mitarbeiter auf verschiedenen Hierarchieebenen klagen zunehmend über extreme Meetingkulturen, die als nicht mehr nachvollziehbar, sehr zeitraubend und anstrengend empfunden werden. Ein Ausbrechen erscheint vielen jedoch nicht möglich. Eine Metadiskussion über die im Unternehmen meist bereits tief verankerte Meetingkultur findet selten bis gar nicht statt.

Eine Meetingkultur ist genauso individuell wie jedes Unternehmen. Wie sie entstanden ist, wer sie gefördert und installiert hat und wie Mitarbeiter mit ihr umgehen ist multidimensional verschiedenen. Auch der Bedarf nach Meetings, soweit überhaupt objektiv festlegbar, ist von Unternehmen zu Unternehmen, von Abteilung zu Abteilung und Team zu Team unterschiedlich. Auch gibt es Unternehmen ohne Meetings. Objektiv bewertbar, was besser oder ökonomischer ist, ist schwierig bis unmöglich. Der gesunde Menschenverstand sowie gelebte „Best Practice“ aus unterschiedlichen Branchen und Organisationen weisen aber auf einige sinnvolle Regeln hin. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit oder Allgemeingültigkeit sind es vor allem folgende Regeln, die es vermögen, eine Meetingkultur nachhaltig zu verbessern.

Planung und Organisation

  • Jede Organisation sollte ihre individuellen Meetingregeln definieren und mindestens intern veröffentlichen. In Meetingräumen sollten die Meetingregeln ausgehängt werden. Jedes Jahr sollte zu den Meetingregeln Feedback von allen Mitarbeitern eingeholt, diese überprüft und bei Bedarf ergänzt oder abgeändert werden.
  • Ein Meeting sollte nur dann angesetzt werden, wenn es konkrete Themen zu besprechen gibt, die nicht auch anderweitig gelöst werden können.
  • Allgemeine Status- und Regelmeetings sind zu vermeiden und wenn überhaupt als Platzhalter im Kalender zu verwenden, konsequenterweise aber immer abgesagt werden, wenn keine konkreten Themen und Agendapunkte im Vorfeld definiert werden können.
  • Vor jedem Meeting ist eine konkrete Agenda zu versenden. Jeder Agendapunkt sollte eine ungefähre und möglichst realistische Zeitschätzung beinhalten. Für Einleitung, Vorstellungsrunde, Diskussion und Nachbereitung sind entsprechende realistische Zeiten einzuplanen. Pausen sind einzuplanen und explizit in der Agenda auszuweisen.
  • Eingeladen werden nur Personen, die für das Meeting relevant sind. Idealerweise beinhaltet die Einladung eine kurze Begründung, warum welcher Teilnehmer eingeladen ist. Wird kein Grund gefunden, sollte die Person nicht oder maximal optional eingeladen werden.
  • Die Verfügbarkeit der erforderlichen Teilnehmer sollte vor Terminfestlegung separat geprüft werden, damit nicht allein aufgrund der Terminabstimmung bereits unnötiger Mailverkehr entsteht.

Ablauf und Agenda

  • Am Anfang jeden Meetings muss das Ziel des Meetings wie aus der Einladung vorgegeben nochmals explizit gemacht und wenn nötig gemeinsam ausdetailliert und abgestimmt werden.
  • Die Agenda folgt dem Ziel. Agendapunkte, die nichts mit dem Ziel zu tun haben, sind zu streichen oder für andere Meetings oder andere Formen der Abarbeitung vorzusehen.
  • Die Agenda kann nur am Anfang des Meetings ergänzt werden. Alle Punkte, die später im Meetingverlauf aufkommen sind auf eventuell verbleibende Restzeit am Ende des Meetings, auf andere Meetings oder andere Formen der Abarbeitung zu verschieben.
  • In einer kurzen Begrüßungsrunde, sollte sich jeder Teilnehmer kurz vorstellen und dabei den Grund seiner Teilnahme explizit machen.
  • Nach Besprechung der Agenda und der Vorstellungsrunde, sollte der Moderator die Frage stellen, wer das Meeting jetzt oder ab einem gewissen Agendapunkt verlassen will oder muss. Es gilt: niemand sollte ein ganzes Meeting anwesend bleiben, wenn die Agendapunkte seine Anwesenheit nicht verlangen. Idealerweise werden Agendapunkte vorgezogen, zu denen alle oder die meisten Teilnehmer erforderlich sind.
  • Erforderliche Technik ist vom Meetingorganisator mitzubringen oder rechtzeitig im Raum vorzubereiten und auf Funktionstüchtigkeit zu prüfen.
  • Die Zeitplanung ist vom Meetingmoderator zu beobachten und Punkte abgebrochen, verschoben oder verlängert werden. Letzteres nur in begründeten Ausnahmefällen und nach gemeinsamer Abstimmung.

Verhalten im Meeting

  • Teilnehmer müssen auf pünktliches Erscheinen achten. Entweder ist ein späteres Dazustoßen ausgeschlossen oder in Ausnahmefällen gestattet. Ein verspäteter Teilnehmer erhält kein Wrap-up und bereits bearbeitete Agendapunkte werden nicht wiederholt.
  • Während dem Meeting gilt Handy-, Laptop- und Tabletverbot. Das beste Zeichen, dass jemand an einem Meeting nicht notwendigerweise teilnehmen muss, ist, dass er oder sie mit anderen Dingen beschäftigt ist.
  • Jeder Teilnehmer bereitet sich auf das Meeting vor, er kennt die Agenda und hat eventuell vorher verteilte Unterlagen gesichtet.

Nachbereitung und Dokumentation

  • Jedes Meeting schließt mit einer kurzen Abschlussrunde ab. In dieser kommt jeder Teilnehmer kurz zu Wort und beschreibt mindestens seine allgemeine Einschätzung des Meetings und der Erreichung des zuvor gesetzten Meetingziels sowie seine mitgenommenen Todos.
  • Ein Protokoll ist lästig, aber zwingend erforderlich. Es sollte mindestens die Teilnehmer, Datum und Zeit, wesentlichen Ergebnisse in Form von Diskussionen, Beschlüssen und Todos mitsamt Verantwortlichem und Deadline festhalten. Wenn keine Hilfskraft zur Erstellung der Protokolle verfügbar ist, sollte die Protokollführung zwischen den Teilnehmern rollieren und am Anfang des Meetings festgelegt werden. Die Protokolle müssen chronologisch, zentral verfügbar abgelegt und archiviert werden.
  • Protokolle sollten zeitnah nach dem Meeting veröffentlicht werden. Innerhalb einer allgemein festgelegten Zeit sind Änderungen am Protokoll proaktiv mitzuteilen. Erfolgt keine Rückmeldung der Teilnehmer, gilt das Protokoll automatisch und unwiderruflich als angenommen.

Um eine neue Meetingkultur zu etablieren, sollten zunächst in einem gemeinsamen Prozess Meetingregeln abgestimmt, aufgestellt und veröffentlicht werden. Ab dann sollten alle Regeln eingehalten und Ausnahmen vermieden werden. Nur auf Dauer setzt sich so ein Umdenken und ein neues Verhalten vor, in und nach Meetings durch. Je nach Wunsch, wie schnell dies geschehen soll, kann auch festgelegt werden, dass Meetings bei Verletzung der gesetzten Regeln direkt, oder nach wenigen zulässigen Verwarnungen (erster Regelbruch „mündliche Verwarnung“, zweiter Regelbruch „gelbe Karte“ etc.) abgebrochen werden. Je strikter die Einhaltung der Regeln von allen Teilnehmern eingefordert wird, je schneller und nachhaltiger setzt sich die gewünschte Meetingkultur durch.

Natürlich können die hier aufgeführten Regeln erweitert oder im Kontext der Organisation bewertet werden. Wie eingangs beschrieben erheben sie keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Allgemeingültigkeit. Dies kann in Form eines Management-Trainings und Workshops vertieft werden. Über weitere Anregungen und Ideen zum Thema Meetingkultur und Meetingregeln freue ich mich in der nachfolgenden Diskussion zu diesem Artikel.

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