Sowohl im Projektgeschäft als auch in der Linien-Kommunikation findet ein Großteil der Kommunikation heutzutage per E-Mail statt. Dabei stellt sich immer wieder die Frage nach dem richtigen Verteiler. Häufig wachsen Verteiler im Laufe der Kommunikation an und arten zu einer unnötigen Massenkommunikation mit ungeahnten Nebenwirkungen aus. Der folgende Artikel beschäftigt sich daher mit der „richtigen“ Wahl eines „guten“ E-Mail-Verteilers.

Vielleicht doch lieber das Telefon oder persönliche Gespräch?

Vor jeder E-Mail sollte man sich zunächst die Frage stellen, ob wirklich die Schriftform der richtige Weg der Kommunikation ist. Die nahezu einzigen Vorteile einer E-Mail gegenüber einer direkten persönlichen Kommunikation sind eigentlich nur die Möglichkeit, direkt mehrere Adressaten zu erreichen (größerer Verteiler) und die Kommunikation zu dokumentieren. Für alle Kommunikationsanlässe, die sich nur an eine oder wenige Personen richten und nicht notwendigerweise dokumentiert werden müssen, ist also stets der Griff zum Telefonhörer oder das persönliche Meeting zielführender. Denn in der direkten face-to-face-Kommunikation treten weniger Missverständnisse auf. Außerdem ist sie schneller (effizienter) und festigt persönliche Kontakte. Bevor man sich also die Frage nach einem „richtigen“ E-Mail-Verteiler stellt, sollte man zunächst überlegen, ob man überhaupt eine E-Mail schreiben muss.

Der direkte Ansprechpartner in An:/To:

Jede E-Mail sollte einen oder wenige Hauptadressaten haben. Das sind die Personen, an die das Hauptanliegen der E-Mail gerichtet ist. In der Regel ist dies eine Person, die dann auch als einzige im Adressierungsfeld An:/To: stehen sollte. So macht man deutlich, wer der Hauptadressat ist und wer für die in der E-Mail angesprochenen Punkte der Verantwortliche ist. Dieser Adressat sollte im E-Mail-Text (Body) auch als erster angesprochen bzw. begrüßt werden. Weitere Personen, die die E-Mail zur Kenntnis erhalten oder mit einem Nebenanliegen in der E-Mail angesprochen werden, sollten im Adressierungsfeld CC: (Kopie) stehen und in für sie relevanten Abschnitten der E-Mail mit @Name: direkt angesprochen werden.
So erreicht man, dass E-Mails vom Adressaten ernst genommen und bearbeitet werden. Bei übergroßen An:-Verteilern, ist sich der Empfängerkreis unschlüssig darüber, wer angesprochen und verantwortlich ist. Man riskiert, dass die E-Mail unbearbeitet oder gar ungelesen bleibt. In jedem Fall aber kann man später sich nicht auf diese E-Mail und darin z.B. erteilte Arbeitsaufträge berufen, da allein schon der zu große und unstrukturierte Verteiler eine direkte Zuordnung der Aufgabe und Verantwortlichkeit vermissen ließ. Im eigenen Interesse sollte also jeder Absender bereits bei der Adressierung von E-Mails auf eine korrekte und sinnvolle, dem Anliegen entsprechende Adressierung achten.
Als Faustregel gilt: mindestens zwei Drittel aller E-Mails sollten nur einen direkten Adressaten/Empfänger haben und selten bis nie sollten mehr als drei Empfänger in An:/To: stehen. Dies entspricht auch einem natürlichen Kommunikationsverhalten. Ausnahmen bilden Protokolle, Einladungen oder Newsletter bei denen viele Adressaten gleichwertig sind.

„Zur Kenntnis“ in Kopie per CC:

Ein Schreiben direkt in Kopie auch weiteren Personen zur Kenntnis zu schicken ist eine praktische Funktion, die so vor der E-Mail kaum möglich war. Sie ist besonders hilfreich, wenn Informationen für einen größeren Empfängerkreis interessant sind, aber auch besonders gefährlich, wenn es darum geht, den richtigen Verteilerkreis zu bestimmen.
Häufig beobachte ich (und ertappe mich auch selbst dabei), wie der Verteiler zu groß gewählt wird und zu viele Personen in Kopie gesetzt werden. Die Motivation dahinter ist unterschiedlich, meist jedoch die, dass direkt das gesamte Team von Entscheidungen oder Arbeitsaufträgen zumindest in Kopie in Kenntnis gesetzt werden soll, man sich absichern will falls der gewählte Hautadressat nicht der richtige Ansprechpartner ist oder man sogar einem großen Kreis von Personen zeigen will, dass man einen Arbeitsauftrag erfüllt hat oder nachts noch arbeitet. Problem hierbei ist, dass all diese Motivationen irreführend sind und die E-Mail durch einen großen Verteilerkreis nur „schlechter machen“.
E-Mails mit großem Verteiler werden häufig weniger intensiv beachtet, da Empfänger bei großen Verteilern implizit davon ausgehen, dass die Angelegenheit für sie nur nebensächlich sein kann. Dies entspricht dem gelernten Kommunikationsverhalten. Geht man zum Beispiel durch die Fußgängerzone an einem Verkaufsstand vorbei, so nimmt man die Produktanpreisungen des Verkäufers kaum wahr, da diese nicht direkt an einen selbst, sondern an alle vorbeilaufenden Passanten gerichtet sind. Wird man dagegen in einem Laden direkt von einem Verkäufer angesprochen, so nimmt man diese Kommunikation in jedem Fall wahr und reagiert auf diese – einzig und allein deshalb, weil man allein, individuell und direkt angesprochen wurde.
Daher gilt für Kopien in E-Mails die Faustregel, diese selten zu nutzen und wenn man sie nutzt, dennoch den Hauptadressaten klar herauszustellen und den Grund für die in Kopie gesetzten Adressaten direkt zu Anfang der E-Mail kundzutun.
Niemals sollte man aus persönlichen Gründen zusätzliche Personen in den Verteiler aufnehmen, die mit dem Anliegen nicht direkt in Verbindung stehen. Setzt man beispielsweise immer den Chef oder Vorgesetzten in Kopie, um zu dokumentieren, dass man „arbeitet“, so wird dies schnell vom Chef als lästig empfunden und von Kollegen misstrauisch beobachtet.
Gerade wenn man eine positive Entdeckung gemacht hat oder einem etwas Wichtiges aufgefallen ist, so sollte man dies einzig an den dafür verantwortlichen Kollegen oder Vorgesetzten schicken. Viele Personen auf Kopie zu setzen, um zu zeigen, was man „Tolles“ herausgefunden hat oder was für ein guter/wertvoller Mitarbeiter man ist, geht oft nach hinten los.
Im Gegenteil zur eigenen Wahl großer Verteiler sollte man sogar bereit sein, große Verteiler im Zuge einer Kommunikation auch zu begrenzen. Häufig startet eine E-Mail-Kommunikation mit einem kleinen wohl-gewählten Verteiler, wächst dann aber stetig an, wenn Personen bei Antworten oder Weiterleitungen zusätzliche Empfänger in Kopie nehmen. Nach mehreren Kommunikationsschleifen ist der Verteiler dann groß aber der Inhalt der Kommunikation bereits für die meisten Empfänger nicht mehr relevant. Wer hier mit Augenmaß den Verteiler begrenzt und dies gleich zu Beginn der E-Mail mitteilt und begründet, erntet dafür in der Regel eher Lorbeeren als Kritik. Ohne Hinweis sollte man jedoch keinen Verteiler begrenzen, da dies von den „ausgegrenzten“ Empfängern schnell als Mobbing missverstanden werden kann. Optional kann man eine kurze Nachricht an die herausgenommenen Empfänger schicken, in denen man ihnen mitteilt, dass die Kommunikation ohne sie weitergeführt wird und anbieten, über das Endergebnis abschließend noch einmal zu informieren. Damit ist man in jedem Fall auf der sicheren Seite und hat allen Beteiligten einen Gefallen getan.

Unbemerkte Informationsverteilung über BCC:

Neben der „öffentlichen“ Kopie kann man über die Blindkopie per BCC: (blind carbon copy) Personen in den Verteiler aufnehmen ohne dass es die anderen Empfänger bemerken. Dies ist eigentlich nur dann angezeigt, wenn man unbemerkt eine weitere Empfängergruppe über die Kommunikation informiert halten will, ohne dass es die primären Adressaten bemerken. In welchen Fällen dies wirklich sinnvoll ist, muss man fallabhängig selbst entscheiden. Ich persönlich kenne nur einen für mich angebrachten Anwendungsfall und das ist die unbemerkte Kopie an mich selbst; z.B. an einen weiteren E-Mail-Account zur Archivierung.
In der Regel gilt jedoch, dass eine Blindkopie stets vermieden werden sollte. Denn vergleicht man sie mit natürlichem Kommunikationsverhalten, dann ist sie nichts anderes als „unbemerktes Belauschen“ oder sogar „Tuscheln bzw. Lästern hinter dem Rücken anderer“. Kommt dies später raus, so werden sich die öffentlichen Empfänger zur recht über mangelnde Transparenz und Vertraulichkeit beschweren.
Abschließend lässt sich festhalten, dass das kurze Nachdenken bei der Wahl des Verteilers und der Verteilung der Empfänger in den Adressierungsfeldern An:/To: und CC: stets sinnvoll ist und nicht nur das eigene Kommunikationsverhalten, sondern durch Lerneffekte auch das Kommunikationsverhalten der gesamten Gruppe, Abteilung oder Firma deutlich verbessern kann.

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